Segretario di direzione

I segretari di direzione forniscono supporto amministrativo e di segreteria ai dirigenti. Il loro compito è quello di aiutare i manager ad ottimizzare l'uso del loro tempo e delle loro energie, filtrando le telefonate e la posta, gestendo gli impegni, fissando gli appuntamenti, ricercando e riassumendo per loro tutte le informazioni necessarie in preparazione di riunioni o convegni.

Il compito principale dei segretari di direzione è quello di aiutare i dirigenti ad usare il loro tempo e le loro energie nel modo più proficuo possibile, filtrando, ad esempio, le telefonate e gestendo la posta in arrivo: possono rispondere loro stessi e filtrare le telefonate o consegnare solo la corrispondenza che deve essere trattata personalmente.

Tra le loro principali attività:
- Gestire gli impegni dei manager, fissando le riunioni e prendendo gli appuntamenti per loro.
- Organizzare gli itinerari di viaggio.
- prenotare i biglietti aerei e ferroviari e gli alberghi.
- Usare le proprie abilità organizzative per preparare conferenze e mostre commerciali, garantendo che questi eventi si svolgano con successo, in questi casi devono fare attività di relazioni pubbliche, come, ad esempio, scrivere comunicati stampa.

I segretari si assicurano che i dirigenti vadano alle riunioni ben preparati: è possibile che debbano raccogliere informazioni facendo ricerche su pubblicazioni commerciali o presso enti professionali; riassumono poi queste informazioni in modo chiaro e conciso ad uso del dirigente.

Possono anche avere una serie di compiti amministrativi e di segreteria, come ad esempio scrivere lettere e rapporti al computer; devono saper usare al massimo la loro iniziativa, ad esempio, scrivendo le lettere senza alcun suggerimento del manager.

Spesso hanno una posizione di grado superiore all'interno della loro società e possono delegare ad altro personale i comuni lavori di ufficio. Possono partecipare alla scelta di nuovo personale da assumere e alla sua supervisione e possono gestire l'ufficio durante le assenze del manager.

In alcune aziende devono viaggiare a livello locale, nazionale ed internazionale per partecipare a riunioni e a conferenze con il loro dirigente.

I segretari di direzione devono:
- Avere ottime abilità organizzative.
- Una grande attenzione per i dettagli e a molta precisione.
- Saper pianificare e organizzare le proprie attività secondo le priorità e avere, al tempo stesso, la flessibilità di affrontare nuovi compiti nel momento in cui si presentano.
- Avere ottime abilità comunicative per ricevere i visitatori, ad esempio, e per tenere i contatti con i committenti e i clienti.
- Essere in grado di instaurare buone relazioni interpersonali con il manager e con le altre figure dell'azienda.
- Avere attitudine alla diplomazia e ottime capacità di lavorare in modo autonomo.
- Essere dotati di tatto e discrezione.
- Avere buone abilità di calcolo e di scrittura.
- Conoscere i programmi informatici di base e saper usare le comuni macchine da ufficio come i fax e le fotocopiatrici.