Gestire tempo e stress in segreteria

Innumerevoli attività da portare a termine e un alto livello di stress: l'Assistente ha spesso la sensazione che il tempo non sia sufficiente per fare fronte a tutti i suoi impegni. Tutto è urgente e non sembra possibile definire le giuste priorità. Il corso fornisce un metodo per gestire il proprio tempo e migliorare le proprie abitudini lavorative, ridisegnando la relazione tra impegni e tempo. Grazie a strumenti pratici e soluzioni efficaci consente di lavorare con maggiore profitto, ottimizzando il tempo a disposizione e trasformando lo stress in un elemento costruttivo.

Passo 1 
Individuare i principi della propria organizzazione del tempo Analizzare l'utilizzo del proprio tempo ed il proprio stile organizzativo Identificare gli ostacoli personali ad una corretta organizzazione del lavoro in segreteria Valutare gli spazi di autonomia che il ruolo dell'Assistente consente e rimettere in discussione le proprie abitudini Identificare e gestire i "ladri di tempo" e le interruzioni
Passo 2  
Gestire le priorità ed affrontare le urgenze Chiarire con il capo gli obiettivi del lavoro dell'Assistente e le priorità del lavoro Definire e ordinare i diversi livelli di priorità Riconoscere la differenza tra urgente e importante Pianificare le proprie attività giornalmente e settimanalmente Dare precedenza alle priorità del capo, assisterlo nella programmazione del suo tempo Utilizzare gli strumenti più adeguati, avere una visione generale e più ampia Organizzarsi per non dimenticare nulla: l'agenda dell'Assistente e quella del capo Prevenire l'urgenza per gestirla al meglio
Passo 3  
Gestire le richieste Tempo relazionale Il ruolo dell'Assistente nella gestione delle richieste Saper gestire le informazioni anche quelle più riservate Gestire richieste contrastanti utilizzando le basi fondamentali della negoziazione Gestire interruzioni e imprevisti Saper dire no in modo assertivo
Passo 4  
Risolvere le situazioni di stress e di tensione Comprendere le cause di situazioni di tensione proprie e del capo Principi di stress management Saper gestire lo stress e trasformarlo in energia positiva Trovare possibili soluzioni alla gestione dello stress
Passo 5  
Consolidare i nuovi comportamenti Trovare le soluzioni per minimizzarne gli effetti negativi di ciò che nuoce all'organizzazione e al migliore utilizzo del tempo Accettare che i momenti "caotici" siano parti integranti del ruolo dell'Assistente Definire un obiettivo di progresso realistico e identificare la strategia necessaria al suo raggiungimento

Segretarie e Assistenti di Direzione
Personale di staff e di back office