La nuova Segretaria

La Segretaria ha il compito fondamentale di garantire e aumentare l'efficienza del team di lavoro in cui è inserita. Doti relazionali, capacità comunicative e organizzative, consapevolezza nella gestione delle informazioni sono le chiavi per svolgere questa attività con successo. Il corso consente di apprendere un sistema di lavoro strutturato e gli strumenti per affrontare il proprio ruolo in azienda con metodo e profitto.

RUOLO DELLA SEGRETARIA

Comprendere il proprio ruolo

• Compiti, competenze, comportamento: i tre punti focali che definiscono il ruolo
• Comprendere il funzionamento di un'azienda
• Il proprio comportamento come immagine aziendale
• Conoscersi per ricoprire con maggior soddisfazione il proprio ruolo

La chiave per il successo nel ruolo: instaurare un rapporto positivo con manager e collaboratori

• Comprendere le aspettative del manager e del team
• Come instaurare un rapporto positivo fin dall'inizio
• Elementi chiave per ottenere stima e fiducia
• Discrezione, riservatezza e gestione ottimale delle informazioni: il cuore del ruolo
• Come affrontare imprevisti e situazioni difficili

COMUNICAZIONE PER LA SEGRETARIA

Comunicare nel quotidiano

• Atteggiamenti e comportamenti che influenzano la comunicazione
• Comprendere quali sono i comportamenti più efficaci nelle relazioni professionali
• Individuare gli ostacoli alla comunicazione e capire come superarli
• Instaurare un rapporto di collaborazione con i colleghi
• Comunicare con sicurezza con i manager

Scrivere in maniera corretta e professionale

• Quando è necessario scrivere: selezionare obiettivi e contenuti
• Tecniche per una scrittura corretta ed efficace
• Presa di appunti, stesura di report e verbali
• Scrivere lettere e note
• Linee guida sulla preparazione di presentazioni

Comunicare al telefono      

• Garantire la massima qualità in ogni contatto
• Tecniche per migliorare la comunicazione telefonica: differenze nella gestione di telefonate in entrata e in uscita
• Punti chiave di una telefonata
• Individuare i messaggi chiave della telefonata e riportarli con precisione 
• Filtro telefonico: quali parole utilizzare
• Gestire le situazioni delicate

ORGANIZZARE LE ATTIVITA' DI SEGRETERIA

Organizzare e pianificare il proprio lavoro in linea con le necessità del responsabile

• Definire le proprie attività e non perdere di vista le scadenze
• Utilizzare gli strumenti adeguati per una maggiore efficienza
• Gestire l'agenda del manager
• Gestire, classificare e archiviare la posta cartacea
• Organizzare le riunioni: compiti prima e dopo i meeting
• Organizzare i viaggi
• Supportare organizzazione e gestione di eventi aziendali

Scrittura, gestione e archiviazione delle email

• L'importanza di una attenta gestione della posta elettronica
• Criteri di classificazione e archiviazione: strumenti informatici a supporto
• Rischi potenziali della comunicazione tramite email
• Avere chiaro l'obiettivo per cui è scritta una email
• Differenza tra email mono e pluridestinatari
• Individuare l'oggetto più adeguato
• Come strutturare la comunicazione
• Scrivere per essere letti: regole di scrittura di un messaggio
• Parole ed espressioni da evitare
• Curare la forma finale

Lavorare efficacemente in team

• Conquistare il riconoscimento del proprio ruolo nel team
• Stabilire relazioni costruttive
• Sapere argomentare, allertare ed essere positive e propositive

Giovani Segretarie.
Chi lavora in segreteria dopo aver esercitato altre attività (impieghi amministrativi, centralino, etc.).